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NOTA FISCAL - CANCELAMENTO - PROCEDIMENTOS FISCAIS



07/01/2014


1.IntroduçãoCom fundamento no RICMS-MG, aprovado pelo Decreto nº 43.080/02, neste trabalho comentaremos os procedimentos fiscais relativos ao cancelamento de notas fiscais, inclusive aplicando-se às emitidas porprocessamento eletrônico de dados e eletrônica.

2. Hipóteses de CancelamentoA legislação estadual vigente determina que a Nota Fiscal (modelo 1 ou 1-A), NF-e e os demais documentos fiscais somente serão cancelados antes da saída efetiva da mercadoria, antes de iniciada a prestação de serviço e antes da respectiva escrituração nos livros fiscais.

Nessas hipóteses o contribuinte deverá adotar os seguintes procedimentos (art. 147 da Parte Geral do RICMS-MG):

a) conservar todas as vias no talonário, no formulário contínuo ou nos jogos soltos, conforme o caso;

b) no documento cancelado, apor declaração dos motivos determinantes do cancelamento e referência, se for o caso, ao novo documento emitido em substituição ao anterior.

2.1. Documentos fiscais não utilizadosSerão também cancelados os documentos fiscais que ainda não tenham sido utilizados pelo contribuinte,observados os prazos para sua emissão constantes do § 5º do art. 130 da Parte Geral do RICMS-MG, hipótese em que todas as suas vias serão conservadas e arquivadas pelo prazo indicado no tópico 5, bem como será objeto de lavratura de termo no Livro Registro de Utilização de Documentos Fiscais e Termos de Ocorrências (RUDFTO) - § 7º do art. 130 da Parte Geral do RICMS-MG.

2.2. Presunção de saídaPara os efeitos da legislação do ICMS e para aplicação dos procedimentos descritos no tópico anterior, presume-se saída a mercadoria, três dias após a data de sua emissão, exceto nos casos em que no respectivo documento fiscal haja aposição de prazo distinto.

2.3. Base legalA legislação mineira dispõe sobre os procedimentos descritos no tópico 2 e subtópico 2.1, e no art. 147 da Parte Geral do RICMS-MG, a seguir transcrito:

“Art. 147 - O documento fiscal só poderá ser cancelado antes de sua escrituração no livro próprio e no caso em que não tenha ocorrido a saída da mercadoria ou não se tenha iniciado a prestação do serviço, desde que integradas ao bloco ou ao formulário contínuo todas as suas vias, com declaração do motivo que determinou o cancelamento e referência, se for o caso, ao novo documento emitido.

§ 1º - No caso de documento copiado, os assentamentos serão feitos no livro copiador, arquivando-se todas as vias do documento cancelado.

§ 2º - Para o efeito do caput deste artigo, caso não tenha sido indicado prazo menor no documento fiscal,presume-se saída a mercadoria 3 (três) dias após a data de sua emissão”.

2.4. Nota Fiscal EletrônicaO cancelamento da NF-e, em prazo não superior a 24 horas, contado do momento da concessão de Autorização de Uso da NF-e será efetuado pelo emitente mediante Pedido de Cancelamento de NF-e e transmitido à Secretaria de Estado de Fazenda via internet, por meio de protocolo de segurança ou criptografia, observado o disposto no Manual de Orientação do Contribuinte.

2.5. Impossibilidade - ProcedimentosSe, por qualquer motivo, o cancelamento ocorrer após a aposição de data de saída no respectivo documento fiscal ou após sua escrituração nos livros fiscais, o contribuinte não poderá adotar os procedimentos descritos no tópico 2, devendo comunicar o fato à Administração Fazendária (AF) de sua circunscrição, que aplicará disciplina própria para correção da irregularidade.

3. Recuperação de Crédito do ImpostoUma vez que a legislação do ICMS do Estado de Minas Gerais não aceita o cancelamento dos documentos fiscais após aposição de data de saída e após sua escrituração, não será também admitido o aproveitamento de crédito do imposto eventualmente lançado a débito na escrituração do documento fiscal posteriormente cancelado.

O contribuinte deverá providenciar as devidas justificativas e juntar documentação necessária à comprovação da inocorrência do fato gerador e possível recuperação do crédito do imposto pago indevidamente.

4. Emissão por Sistema Eletrônico de Processamento de Dados

4.1. Notas fiscais canceladasHavendo a necessidade de cancelar notas fiscais emitidas por meio de sistema eletrônico de processamento de dados, o contribuinte deverá adotar os mesmos procedimentos que se aplicam às notas fiscais emitidas por outro meio, respeitadas as indicações do tópico 2, que se fundamentam nas disposições do RICMS-MG (art. 14 do Anexo VII do RICMS-MG).

Contudo, de acordo com o disposto no inciso II do parágrafo único do art. 18 do Anexo VII do RICMS-MG, na inutilização de formulário, emitido com defeito de impressão, mas que já esteja numerado pelo PED, o contribuinte deverá promover o seu cancelamento tratar-se de documento fiscal, hipótese em que será impresso um novo documento com numeração sequencial.

4.2. Formulários inutilizadosÀ vista das características do sistema eletrônico de processamento de dados para emissão de documentos fiscais, poderá ocorrer a inutilização do formulário antes de se transformar em documento fiscal. Nessa hipótese, o contribuinte deverá enfeixá-los em grupos uniformes de até 200 jogos, em ordem numérica sequencial, com todas as suas vias, permanecendo em poder do estabelecimento emitente pelo prazo de cinco anos, contado do encerramento do exercício de apuração em que ocorreu o evento (art. 18, caput, do Anexo VII do RICMS-MG).

4.3. Nota Fiscal Eletrônica - Inutilização de númerosO contribuinte deverá solicitar, até o 10º dia do mês subsequente, a inutilização de números de NF-e não utilizados, na eventualidade de quebra de sequência da numeração da NF-e (art. 11-g, § 1º, da Parte 1 do Anexo V do RICMS/MG).  A inutilização de números de NF-e será efetuada mediante Pedido de Inutilização de Número da NF-e, observado o leiaute estabelecido no Manual de Integração da NF-e, transmitido via internet, por meio de protocolo de segurança ou criptografia, pelo emitente à Secretaria de Estado de Fazenda.

5. Arquivamento - PrazoOs documentos fiscais, a que o contribuinte estiver sujeito, inclusive quando cancelados ou inutilizados, entre demais documentos relacionados com o imposto, emitidos por sistema eletrônico de processamento de dados ou não, deverão permanecer arquivados pelo prazo mínimo de cinco anos, para fins de fiscalização, conforme estabelecido no art. 96, § 1º, da Parte Geral do RICMS-MG.          FONTE CENOFISCO BOLETIM 02/2014




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