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Transmissão e Entrega de Documentos Digitais



20/01/2014



 1.Introdução

Este texto destina-se a tratar da entrega de documentos em formato digital à Secretaria da Receita Federal (RFB), para juntada a processo digital ou a dossiê digital de atendimento, observadas as disposições da Instrução Normativa RFB nº 1.412/13, publicada no DOU de 25/11/2013.

2.Início

Observado o que dispõe a Instrução Normativa RFB nº 1.440/14, o início da transmissão e entrega de documentos digitais à RFB se dará a partir do dia 25/01/2014. Isto porque essa norma deu nova redação ao art. 18 da Instrução Normativa RFB nº 1.412/13, determinando que aquela IN entre em vigor depois de decorridos 60 dias da sua publicação, que ocorreu em 25/11/2013.

3.Processo Digital

A norma instituidora desse serviço definiu o processo digital como sendo o procedimento administrativo constituído de atos ordenados, apresentados em formato digital ou eletrônico, que tem como finalidade a obtenção de uma decisãoadministrativa e que pode ser convertido em processo físico.

4.Dossiê Digital de Atendimento

O dossiê digital de atendimento foi definido pela Instrução Normativa RFB nº 1.412/13 como sendo o procedimento administrativo que tem como finalidade acolher um requerimento de serviço e respectiva documentação instrutória, em formato digital, para análise pelo setor competente da RFB.

5.Assinatura Digital

A entrega desses documentos somente poderá ser efetuada com a assinatura digital válida, definida como sendo a assinatura eletrônica vinculada a um certificado emitido no âmbito da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil).

6.Entrega de Documentos

A entrega de documentos de que tratamos aqui será efetivada por solicitação de juntada a processo digital ou a dossiê digital de atendimento, mediante a utilização do Programa Gerador de Solicitação de Juntada de Documentos (PGS) ou mediante atendimento presencial nas unidades de atendimento da RFB.

7.Solicitação de Juntada de Documentos por meio do PGS

A solicitação de juntada de documentos digitais ocorrerá mediante transmissão de arquivo por meio do PGS disponível no sítio da RFB, na internet, no endereço <http://www.receita.fazenda.gov.br>.

Importante ressaltar que a solicitação de juntada de documentos a processo digital ocorrerá somente na hipótese de o interessado estar com a opção de domicílio tributário eletrônico (DTE) ativa, nos termos da Instrução Normativa SRF nº 664/06, cabendo reiterar que ela poderá ser feita somente com o uso de assinatura digital válida.

Além disso, é importante destacar que somente o interessado, em nome de quem houver sido formado o processo digital ou o dossiê digital de atendimento, ou o seu procurador habilitado mediante Procuração para o Portal e-CAC, com opção “processos digitais”, poderá solicitar a juntada de documentos por meio do PGS.

7.1.Domicílio Tributário Eletrônico

Por meio da Instrução Normativa nº 664/06, foram aprovados os Termos de Opção por Domicílio Tributário Eletrônico e o Termo de Cancelamento de Opção por Domicílio Tributário Eletrônico, para efeito de comunicação de atos oficiais por meio eletrônico no âmbito da Secretaria da Receita Federal.

Esses termos estão disponíveis no Centro Virtual de Atendimento ao Contribuinte (e-CAC), na página da Secretaria da Receita Federal na internet, no endereço <http://www.receita.fazenda.gov.br>. Vale ressaltar que para acesso ao e-CAC é obrigatória a utilização de certificado digital válido, conforme disposto no art. 1º da Instrução Normativa SRF nº 580/05.

Para melhor elucidação, reproduzimos a seguir os respectivos termos:

Termo de Opção por Domicílio Tributário Eletrônico

NI <dados de identificação do sujeito passivo obtidos automaticamente>

Nome/Nome Empresarial

Autorizo a Secretaria da Receita Federal a enviar comunicação de atos oficiais para minha caixa postal eletrônica disponibilizada no Centro Virtual de Atendimento ao Contribuinte (e-CAC), no endereço <www.receita.fazenda.gov.br>, a qual será considerada domicílio tributário eletrônico.

Fico ciente de que o prazo para ser considerado intimado é de 15 (quinze) dias contado da data em que a comunicação for registrada em minha caixa postal eletrônica, a qual ficará disponível pelo prazo de 5 (cinco) anos, salvo se apagada manualmente.

Responsável legal perante a SRF <dados de identificação obtidos automaticamente>:

NOME

CPF

Local e Data

Fundamentação Legal: arts. 2º e 23, III, “a”, e § 4º, II, do Decreto nº 70.235, de 06 de março de 1972, com a redação do art. 113 da Lei nº 11.196, de 21 de novembro de 2005; e Portaria SRF nº 259, de 13 de março de 2006.

 

Termo de Cancelamento de Opção por Domicílio Tributário Eletrônico

NI <dados de identificação do sujeito passivo obtidos automaticamente>

Nome/Razão Social

Solicito à Secretaria da Receita Federal o cancelamento do TERMO DE OPÇÃO POR DOMICÍLIO TRIBUTÁRIO ELETRÔNICO efetuado na data xx/xx/xxxx <recuperada automaticamente>.

Fico ciente de que o presente cancelamento somente produzirá efeitos a partir do dia xx/xx/xxxx <data calculada automaticamente para o próximo dia útil>.

Responsável legal perante a SRF <dados de identificação obtidos automaticamente>:

NOME

CPF

Local e Data

Fundamentação Legal: arts. 2º e 23, inciso III e parágrafo 4º, inciso II do Decreto nº 70.235, de 06 de março de 1972, alterado pelo art. 113 da Lei nº 11.196, de 21 de novembro de 2005; e Portaria SRF nº 259, de 13 de março de 2006.

 

8.Solicitação da Formação do Dossiê Digital de Atendimento (DDA) para Solicitação de Serviços

A norma instituidora desse serviço determina que o interessado, ou seu procurador legalmente constituído, poderá solicitar a formação do DDA em qualquer unidade de atendimento da RFB, mediante apresentação do formulário eletrônico Solicitação de Dossiê Digital de Atendimento, disponível no endereço eletrônico informado anteriormente.

8.1.Características

Essa solicitação de DDA deverá ser entregue em meio digital, em dispositivo móvel de armazenamento, gravada em arquivo único, no formato Portable Document Format (PDF), conforme padrão ISO 19005-3:2012 (PDF/A - versões PDF 1.4 ou superior), com margens superior e inferior de, no mínimo, 3 cm, e margens laterais de, no mínimo, 2,5 cm, com resolução de imagem de 300 dpi nas cores preta e branca.

8.2.Forma de entrega

A entrega da DDA poderá ser efetuada da seguinte forma:

a)eletrônica, hipótese em que deverá ser assinada eletronicamente, com emprego de assinatura digital válida, por meio do programa assinador disponível no sítio da RFB, pelo interessado ou por seu procurador constituído mediante Procuração para o Portal e-CAC, com opção “processos digitais”; ou

b)digitalizada, depois de preenchida, impressa e assinada manualmente pelo interessado ou por seu procurador legalmente constituído.

Quando a solicitação do DDA for assinada por procurador, deverão ser apresentados, junto com o dispositivo móvel de armazenamento:

a)documento original que comprove a assinatura do signatário;

b)documentos que comprovem a outorga de poderes; e

c)documentos que permitam as corretas identificação e qualificação de outorgantes e outorgados.

9.Solicitação de Juntada de Documentos ao DDA

Para cada serviço que o interessado pretenda requerer, deverá ser apresentada uma Solicitação de Dossiê Digital de Atendimento na forma do item anterior, que dará origem a um dossiê digital de atendimento específico, ao qual será juntada a documentação exigida para a análise e a conclusão do serviço.

A documentação exigida compõe-se de:

a)requerimento com a especificação do serviço pretendido e as informações necessárias e suficientes para encaminhamento e análise do mérito, apresentado em formulário próprio disponível no sítio da RFB no endereço eletrônico informado anteriormente;

b)documentos exigidos para análise e conclusão do serviço, conforme lista de documentos disponível no sítio da RFB no endereço eletrônico já informado; e

c)documentos que comprovem a outorga de poderes, se for o caso, bem como os documentos que permitam as corretas identificação e qualificação de outorgantes e outorgados.

Essa documentação deverá ser apresentada em arquivos distintos, observados, também, os seguintes requisitos:

a)os arquivos serão compostos por documentos de mesma espécie, observadas as instruções para a solicitação do serviço, disponíveis no sítio da RFB, e serão nomeados de forma a identificar os documentos neles contidos, conforme item 14 adiante;

b)cada arquivo terá tamanho máximo de 15 megabytes (15.360 kilobytes), devendo o arquivo que exceder esse limite ser fracionado em tantos quantos forem necessários, observada a Nomenclatura de Arquivos por Tipo de Documento constante do item 14, adiante;

c)os arquivos deverão estar no formato PDF, conforme padrão ISO 19005-3:2012 (PDF/A - versões PDF 1.4 ou superior), com margens superior e inferior de, no mínimo, 3 cm, e margens laterais de, no mínimo, 2,5 cm, com resolução de imagem de 300 dpi nas cores preta e branca.

Importante destacar que quando a digitalização da documentação nas cores preta e branca acarretar prejuízo para visualização e interpretação do conteúdo, poderá ser utilizada a resolução de 200 dpi colorida ou em tons de cinza.

9.1.Efetivação do requerimento do serviço e prazo para juntada da documentação

A apresentação da Solicitação do DDA não implica o requerimento do serviço pretendido pelo interessado, considerando-se requerido, para todos os efeitos, na data da solicitação de juntada do documento.

O DDA formalizado a pedido do interessado ficará disponível por 30 dias para a solicitação de juntada da documentação. Decorrido esse prazo sem a juntada da documentação exigida, o dossiê será arquivado e não será possível a sua reativação.

9.2.Solicitação de juntada de documentos a processo digital existente

Para solicitação da juntada de documentos a processo digital existente, deverão ser apresentados os documentos constantes do item 9 e, ainda, os documentos necessários à análise do processo.

9.3.Solicitação de juntada de documentos nas unidades de atendimento da RFB

O interessado, ou seu procurador legalmente constituído, poderá, em qualquer unidade de atendimento da RFB, solicitar a juntada de documentação:

a)necessária à análise do processo (item 9); ou

b)exigida para a obtenção do serviço.

10.Recibo de Entrega

No momento da entrega, os arquivos digitais devem estar acompanhados do Recibo de Entrega de Arquivos Digitais (READ), gerado pelo Sistema de Validação e Autenticação de Arquivos Digitais (SVA), disponível no sítio da RFB.

Os arquivos digitais devem estar contidos em dispositivo móvel de armazenamento e, necessariamente, gravados em pasta específica que conterá somente os arquivos validados pelo SVA.

O READ deverá ser:

a)assinado eletronicamente, com assinatura digital válida, por meio do programa assinador disponível no sítio da RFB, pelo interessado ou por seu procurador habilitado mediante Procuração para o Portal e-CAC, com opção “processos digitais”; ou

b)digitalizado, depois de preenchido, impresso e assinado manualmente pelo interessado ou por seu procurador legalmente constituído.

Na hipótese de assinatura manual do READ por procurador, deverão ser apresentados, junto com o dispositivo móvel de armazenamento:

a)documento original que comprove a assinatura do signatário;

b)documentos que comprovem a outorga de poderes; e

c)documentos que permitam as corretas identificação e qualificação de outorgantes e outorgados.

Vale destacar que a assinatura firmada no READ equivale à declaração do interessado de que as informações contidas nos arquivos digitais foram prestadas pelo signatário e de que os documentos convertidos para o formato digital correspondem a documentos sob a sua guarda.

Depois de assinado, o READ deverá ser digitalizado e gravado no mesmo dispositivo móvel, em pasta diferente da que se encontra gravada a documentação apresentada.

A solicitação de juntada de documentos a dossiê digital de atendimento nas unidades de atendimento deverá observar o prazo de trinta dias sob pena de ela ser arquivada, após o que não será possível sua reativação.

11.Confirmação do Código de Identificação Geral

No ato da entrega presencial dos arquivos digitais, o atendente gerará novo READ com a finalidade de confirmar o código de identificação geral (hash) constante do READ apresentado pelo interessado.

A recepção dos arquivos digitais ocorrerá depois da confirmação do hash, e a via do READ com a assinatura do atendente será o comprovante de entrega perante a RFB para todos os fins.

A confirmação do hash atesta a correspondência entre os arquivos entregues e os que foram juntados ao processo digital ou ao dossiê digital de atendimento.

Não serão recebidos arquivos com divergência no hash.

12.Dispositivos Móveis de Armazenamento

São dispositivos móveis de armazenamento aceitos para a entrega de arquivos digitais nas unidades de atendimento da RFB:

a)Memória USB Flash Drive (Pen Drive);

b)Compact Disc (CD); e

c)Digital Versatile Disc (DVD).

Poderão ser aceitos outros dispositivos diferentes dos especificados acima desde que previamente consultada a unidade de atendimento da RFB sobre a existência de elementos de hardware e software necessários à realização da leitura dos arquivos digitais.

Os arquivos que ultrapassarem a capacidade do dispositivo de armazenamento deverão ser distribuídos em tantos dispositivos quantos forem necessários, observadas as orientações constantes do item 9.

13.Guarda

O interessado é responsável pela guarda de cópia dos arquivos digitais que tenham sido juntados a processo digital ou a dossiê digital de atendimento por sua solicitação, bem como dos documentos que lhes deram origem, mantendo-os à disposição da Administração Tributária até o transcurso dos prazos decadencial ou prescricional, previstos nos arts. 173 e 174 da Lei nº 5.172/66 (Código Tributário Nacional - CTN), ou até a solução definitiva do serviço solicitado ou até que ocorra a prescrição da pretensão de discutir a validade do documento em juízo, o que for maior.

Apesar disso fica resguardado à RFB, a qualquer momento, o direito de solicitar os documentos originais, conforme disposto no § 3º do art. 1º da Portaria MF nº 527, de 09/11/2010.

14.Nomenclatura de Arquivos por Tipo de Documento

Esse Anexo define e padroniza os nomes de arquivos gerados pelo interessado, a serem entregues ou remetidos à Secretaria da Receita Federal do Brasil. Dessa forma, será possível organizar e identificar o conteúdo dos arquivos, proporcionando agilidade no atendimento e na análise da demanda, além de facilitar a consulta do conteúdo de processos digitais e dossiês digitais de atendimento.

Não deverão ser utilizados caracteres especiais na nomenclatura dos arquivos, tais como: acento agudo, acento circunflexo, cedilha, acento grave, asterisco, til, parênteses, apóstrofo, colchetes, hífen, percentual, cifrão, espaços em branco, barra, etc.

Se necessário, utilizar o espaço sublinhado (underline) (_) para separar palavras que compõem o nome de arquivo (Ex.: notas_fiscais.pdf) ou numerais que indiquem o volume dos arquivos (notas_fiscais_1.pdf, notas_fiscais_2.pdf). Não utilize espaço em branco.

A nomeação dos arquivos deverá obedecer à convenção estabelecida na planilha a seguir. Caso contrário, os arquivos poderão ser rejeitados ou a análise da demanda poderá ser prejudicada:

Tipo de documento

Nomenclatura do arquivo

Formulário de solicitação de abertura de dossiê digital de atendimento.

sodea.pdf

Requerimentos relativos à solicitação dos serviços pretendidos pelo interessado.

requerimento_servico.pdf

Documentos de qualificação (contrato social que demonstre a condição de sócio-gerente, ata de nomeação de administrador etc., exceto procurações) e identificação pessoal do interessado (como RG, CNH, passaporte etc.).

interessado.pdf

Documentos de mandato ou outorga de poderes, bem como documentação de qualificação e identificação do outorgado.

procuracao.pdf

Notas fiscais ou documentos equivalentes que comprovem transação comercial (exceto para despacho aduaneiro).

notas_fiscais.pdf

Recibos que comprovem transações financeiras ou comerciais entre pessoas físicas e jurídicas, não acobertados por nota fiscal ou conhecimento de transporte, ou entre pessoas físicas, tais como recibo de pagamento de comissões, recibo de honorários, recibos médicos etc.

recibos.pdf

Documentos de transações bancárias ou com instituições financeiras ou assemelhadas, como recibo de depósito, cópias de cheques, extratos, recibos de cartão de crédito, faturas de cartão de crédito, ordens de compra ou venda de ações, etc.

financeiros.pdf

Conhecimentos de transporte, conhecimentos de frete, bill of landing e qualquer outro documento que comprove transação comercial cujo objeto seja o transporte de pessoas ou bens (exceto para despacho aduaneiro).

frete.pdf

Contestação de uma decisão administrativa (impugnação, recurso, manifestação de inconformidade, pedido de reconsideração, etc.).

contestacao.pdf

Livros fiscais, contábeis e auxiliares.

livros.pdf

Comprovantes de pagamento de tributos, como DARF, GPS, etc.

pagamentos.pdf

Documentos exigidos para o despacho aduaneiro, tais como o conhecimento de carga ou documento equivalente, a fatura comercial, o packing list (romaneio de carga), outros, exigidos em decorrência de acordos internacionais ou de legislação específica.

despacho_aduaneiro.pdf

Documentos oficiais emitidos pela administração pública, como certidões, alvarás, editais, atas, etc.

oficiais.pdf

Documentos que comprovem a propriedade de bens móveis ou imóveis, tais como escrituras, cessões de direito, certificado de registro e licenciamento de veículo, etc.

bens.pdf

Outros documentos não especificados.

outros.pdf

 

15.Processos Relativos à Dívida Ativa da União

Observado o que dispõe a Instrução Normativa nº 1.414/13, esse serviço não se aplica aos processos relativos à Dívida Ativa da União (DAU) em trâmite na PGFN e nas suas unidades regionais e seccionais.

Dessa forma não será aceita a solicitação de juntada de documentos, formalizada diretamente pelo interessado, aos processos digitais relativos à DAU em trâmite na PGFN e nas suas unidades regionais e seccionais.

Portanto, o encaminhamento de documentos para análise da PGFN ocorrerá por meio de requerimento de serviço, formalizado em unidade de atendimento da RFB, conforme formulário e documentação específicos para cada serviço, disponíveis no sítio da PGFN <http://www.pgfn.fazenda.gov.br>.

16.Considerações Finais

Não serão recepcionados arquivos digitais rejeitados pelo programa antivírus da RFB ou que não atendam às especificações pertinentes.

As declarações constantes dos arquivos digitais assinados com a utilização de processo de certificação disponibilizado pela ICP-Brasil, transmitidos por PGS ou entregues presencialmente, presumem-se verdadeiras em relação aos signatários, na forma do disposto no § 1º do art. 10 da Medida Provisória nº 2.200-2, de 24/08/2001.

A autenticação, pelo agente público, de documentos recebidos em formato digital para a inclusão no sistema e-Processo é o atestado de que os documentos juntados correspondem aos que foram entregues pelo interessado. Cabe ao interessado a responsabilidade pelo conteúdo dos documentos e sua correspondência com os originais.  FONTE CENOFISCO  




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